Dette er en kort beskrivelse af Grundejerforeningens formål med og processer for behandling af personoplysninger. Politikken beskriver også hvilke data der behandles, og hvem der er involveret i behandlingen, samt hvilke systemer der benyttes. Politikken er tilgængelig på foreningens hjemmeside www.ulvegravene.dk.
I tillæg til Grundejerforeningens almindelige formål, som er tilgængelig på foreningens hjemmeside, indsamler foreningen persondata for at have overblik over hvilke medlemmer, der er i foreningen. Foreningen fører et medlemsregister med udgangspunkt i de indsamlede data. Registreringen opdateres i takt med, at der tilgår foreningen oplysning om til-/fraflytninger. En grundejer skal i forbindelse med flytning – ifølge vedtægterne – meddele bestyrelsen dette.
– Navn
– Adresse
Der indsamles ikke personfølsomme data som et led i foreningens arbejde, hvorfor foreningen ikke indhenter samtykke fra medlemmerne. Samtykke til indsamling af øvrige data (navn og adresse) anses for givet i det øjeblik medlemmet er tilflyttet foreningens område (vedtægtsbestemt) eller grundejeren har meddelt ønske om frivilligt medlemskab af foreningen (9 mulige grundejere i foreningens område).
– Kontingentopkrævning (foretages via NETS)
– Restancer og udsendelse af rykkere
– Indkaldelse til generalforsamling
– Omdeling af medlemsinformation
Der registreres ikke personfølsomme data på foreningens hjemmeside. Der uploades dog billeder på hjemmesiden af bestyrelsesmedlemmer (samtykke indhentet).
Såfremt der uploades situationsbilleder fra generalsamlinger, legepladsdage eller andre arrangementer i foreningens regi, overvejes disse billeder omhyggeligt.
Gruppen er for medlemmer af foreningen Ulvegravene Vest. Foreningen består af ca. 270 grundejere. Den varetager grundejernes interesser, og står blandt andet for vedligeholdelse af fællesarealer.
Facebook gruppen er oprettet med henblik på deling af informationer mellem foreningens medlemmer. Bestyrelsen foretager løbende en vurdering af, hvorvidt opslag på Facebook siden er i strid med persondataloven. Såfremt bestyrelsen vurderer, at opslaget (tekst og billede) er i strid med persondataloven, bliver opslaget fjernet.
Du skal være meget velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores persondatapolitik eller de personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig.
På vores hjemmeside www.ulvegravene.dk findes telefonnumre og adresser på bestyrelsen.
Bestyrelsen, 5. februar 2019
